Các biện pháp kiểm soát về hợp đồng, kỹ thuật và nhân sự áp dụng cho dữ liệu khách hàng, được mô tả đúng như chúng vận hành trên thực tế — kể cả những chỗ mà câu trả lời trung thực là “hãy hỏi và chúng tôi sẽ nói”.
Các trang về bảo mật thường được viết để trấn an. Trang này được viết để người phụ trách rà soát bảo mật của quý khách có thể biết được sự thật mà không cần một cuộc gọi.
Rủi ro trong công việc gán nhãn nằm ở con người, không phải ở hạ tầng
Gán nhãn là một dịch vụ dữ liệu khác thường ở chỗ con người nhất thiết phải đọc dữ liệu. Mã hóa khi lưu trữ là chuyện đơn giản; câu hỏi khó hơn là ai đang ở vị thế có thể đọc một bản ghi, trên thiết bị nào, theo thỏa thuận nào, và trong bao lâu sau khi dự án kết thúc.
Vì vậy những biện pháp kiểm soát quan trọng nhất ở đây là các biện pháp chi phối quyền truy cập và nhân sự — ai được bố trí cho dự án, họ chạm được tới đâu, điều gì diễn ra trên màn hình của họ, và những nghĩa vụ nào còn tiếp tục sau khi họ rời dự án. Các biện pháp kiểm soát về hạ tầng là cần thiết và được mô tả bên dưới, nhưng đó không phải là chỗ loại công việc này đi chệch hướng.
Mọi thứ trên trang này đều được thống nhất theo từng dự án hợp tác và ghi vào hợp đồng. Ở đâu yêu cầu của quý khách chặt hơn mức mặc định của chúng tôi, nó trở thành một điều khoản hợp đồng chứ không phải một lời hứa suông.
Tổng quan nhanh
Về hợp đồng
Ký NDA trước khi chia sẻ bất kỳ dữ liệu nào. Có thỏa thuận xử lý dữ liệu khi liên quan đến thông tin cá nhân.
Truy cập
Phân quyền theo vai trò, đặc quyền tối thiểu, xác thực đa yếu tố, chỉ giới hạn ở những người được bố trí cho dự án.
Môi trường
Môi trường làm việc tách biệt cho từng dự án hợp tác; mã hóa khi truyền và khi lưu trữ.
Vòng đời dữ liệu
Thời hạn lưu trữ và phương pháp xóa được thống nhất trong hợp đồng, có xác nhận khi hoàn tất.
Chứng nhận
Chúng tôi không tuyên bố những chứng nhận mà mình không có. Hãy hỏi, và quý khách sẽ nhận được câu trả lời thẳng.
Các biện pháp kiểm soát
Những gì đang được áp dụng
Sáu nhóm, mỗi nhóm đều có thể nâng cấp thêm cho những dự án hợp tác đòi hỏi điều đó.
Kiểm soát bằng hợp đồng
Không có gì được chia sẻ trước khi ký NDA, và thông tin cá nhân được xử lý theo một thỏa thuận xử lý dữ liệu nêu rõ mục đích, phạm vi và thời hạn lưu trữ.
NDA song phương trước khi chuyển dữ liệu
Thỏa thuận xử lý dữ liệu khi có liên quan
Mục đích và điều khoản lưu trữ được nêu tên rõ ràng
Việc thuê ngoài được công bố, không phải mặc định
Kiểm soát truy cập
Quyền truy cập được cấp theo từng dự án cho những người được bố trí vào dự án đó, ở mức tối thiểu mà vai trò yêu cầu, và bị thu hồi khi phần việc kết thúc chứ không phải khi có ai đó sực nhớ ra.
Phân quyền theo vai trò, đặc quyền tối thiểu
Bắt buộc xác thực đa yếu tố
Rà soát quyền truy cập khi thay đổi nhân sự
Nhật ký truy cập được lưu và kiểm toán được
Môi trường làm việc
Mỗi dự án hợp tác chạy trong một môi trường tách biệt, và chúng tôi có thể làm việc ngay trong nền tảng của quý khách nếu chính sách của quý khách yêu cầu dữ liệu không bao giờ được rời khỏi đó.
Tách biệt theo từng dự án hợp tác
Mã hóa khi truyền và khi lưu trữ
Làm việc trong công cụ do khách hàng cung cấp khi có yêu cầu
Hạn chế tải xuống và xuất dữ liệu ở những nơi cần thiết
Kiểm soát nhân sự
Chuyên viên gán nhãn bị ràng buộc bởi thỏa thuận bảo mật cá nhân, được phổ biến các quy tắc xử lý dữ liệu riêng cho từng dự án, và nghĩa vụ của họ vẫn tiếp tục sau khi dự án kết thúc.
Thỏa thuận bảo mật ký với từng cá nhân
Phổ biến quy tắc xử lý theo từng dự án
Nghĩa vụ vẫn còn hiệu lực sau khi dự án kết thúc
Danh sách nhân sự có thể cung cấp cho khách hàng
Vòng đời dữ liệu
Dữ liệu chỉ được lưu trong thời hạn đã thống nhất và được xóa bằng phương pháp đã thống nhất, kèm xác nhận bằng văn bản sau khi việc xóa hoàn tất.
Thời hạn lưu trữ đã thống nhất
Phương pháp xóa được xác định rõ
Xác nhận việc xóa bằng văn bản
Không giữ lại để tái sử dụng nội bộ
Xử lý sự cố
Một lộ trình chuyển cấp nội bộ rõ ràng, thông báo kịp thời cho quý khách, và một bản tường trình bằng văn bản về những gì đã xảy ra thay vì một lời trấn an rằng mọi chuyện đã được xử lý.
Lộ trình chuyển cấp rõ ràng
Thông báo kịp thời cho khách hàng
Tường trình sự cố bằng văn bản
Ghi nhận các hành động khắc phục
Vòng đời
Dữ liệu của quý khách trải qua những gì, theo thứ tự
Mỗi bước là một điều khoản hợp đồng, không phải một tuyên bố chính sách.
01
Trước khi chuyển dữ liệu
Ký NDA, và khi có thông tin cá nhân trong phạm vi, ký thêm thỏa thuận xử lý dữ liệu nêu rõ mục đích, phạm vi và thời hạn lưu trữ. Phương thức chuyển dữ liệu được thống nhất bằng văn bản.
02
Khi tiếp nhận
Dữ liệu về đúng môi trường đã thống nhất cho dự án hợp tác. Quyền truy cập chỉ được cấp cho đội ngũ dự án, ở mức mà từng vai trò yêu cầu.
03
Trong quá trình dự án
Công việc diễn ra bên trong môi trường đó. Quyền truy cập thay đổi theo thay đổi nhân sự, và nhật ký truy cập được lưu trong suốt thời gian dự án.
04
Khi bàn giao
Sản phẩm bàn giao được chuyển theo phương thức đã thống nhất. Các bản làm việc được gom lại để những gì còn lại là thứ được biết rõ chứ không phải phỏng đoán.
05
Sau khi hoàn tất
Dữ liệu được xóa khi hết thời hạn lưu trữ đã thống nhất, bằng phương pháp đã thống nhất, và chúng tôi xác nhận việc xóa bằng văn bản.
Tuyên bố thẳng thắn
Những gì chúng tôi không tuyên bố
Phần này tồn tại vì việc thiếu vắng một tuyên bố rất dễ bị bỏ qua trên một trang về bảo mật.
Chúng tôi không có và không tuyên bố bất kỳ chứng nhận, báo cáo kiểm toán hay chứng thực nào không được nêu rõ ràng trong hợp đồng của chúng tôi với quý khách. Nếu một hệ thống chứng nhận có ý nghĩa với quy trình mua sắm của quý khách, hãy hỏi thẳng và quý khách sẽ nhận được câu trả lời thẳng về việc chúng tôi có hay không — kể cả khi câu trả lời là không.
Chúng tôi không công bố số liệu về thời gian hoạt động, thống kê về sự cố rò rỉ hay cam kết về độ chính xác, vì chúng tôi chưa có chúng được kiểm chứng độc lập, và một con số chưa được kiểm chứng trên một trang bảo mật còn tệ hơn là không có con số nào.
Chúng tôi không giữ lại dữ liệu khách hàng để tái sử dụng nội bộ, để huấn luyện mô hình hay để làm hồ sơ năng lực. Các tài liệu mẫu hiển thị trên website này là của chính chúng tôi, được tạo ra để minh họa.
Nếu về sau có được một chứng nhận thật, nó sẽ được thêm vào đây một cách có chủ đích, kèm phạm vi và ngày cấp. Nó sẽ không xuất hiện ở đây chỉ để lấp chỗ trống.
Mua sắm
Cho khâu rà soát bảo mật của quý khách
Những điều đáng hỏi chúng tôi, và những gì chúng tôi có thể cung cấp mà không cần một quy trình dài dòng.
Một bảng câu hỏi bảo mật được điền theo đúng biểu mẫu của quý khách, thay vì một đường dẫn tới trang này.
Các biện pháp kiểm soát cụ thể sẽ áp dụng cho dự án hợp tác của quý khách, được ghi vào hợp đồng thành điều khoản.
Xác nhận về nơi dữ liệu sẽ được lưu trữ và xử lý, và do ai thực hiện.
Danh sách nhân sự cho dự án của quý khách, cùng các thỏa thuận bảo mật ràng buộc họ.
Câu trả lời của chúng tôi về bất kỳ hệ thống chứng nhận nào quý khách yêu cầu — kể cả một chữ “không” thẳng thắn khi đó là câu trả lời.
Các điều khoản về thời hạn lưu trữ và việc xóa dữ liệu, cùng hình thức của văn bản xác nhận việc xóa.
FAQ
Về bảo mật và xử lý dữ liệu
Những câu hỏi mà người rà soát bảo mật hỏi đầu tiên.
Chúng tôi không tuyên bố bất kỳ chứng nhận nào không được ghi vào hợp đồng của chúng tôi với quý khách. Hãy hỏi thẳng chúng tôi về một hệ thống cụ thể và quý khách sẽ nhận được câu trả lời thẳng chứ không phải một lời né tránh. Chúng tôi thà thua một cuộc thầu vì nói thật còn hơn thắng nó rồi bị phát hiện trong một cuộc kiểm toán.
Không. Quyền truy cập được cấp theo từng dự án, ở mức tối thiểu mà vai trò yêu cầu, cho những người được bố trí vào dự án đó. Khi một bộ dữ liệu chứa nội dung mà chỉ một phần đội ngũ cần đến, quyền truy cập được phân vùng tương ứng. Danh sách nhân sự cho dự án của quý khách có thể cung cấp khi quý khách yêu cầu.
Có. Chúng tôi thường xuyên làm việc trong các nền tảng gán nhãn và máy tính ảo do khách hàng cung cấp khi chính sách yêu cầu dữ liệu không bao giờ rời khỏi hạ tầng của quý khách. Điều đó thay đổi công cụ, không thay đổi tài liệu hướng dẫn hay quy trình thẩm định, và chúng tôi sẽ nói rõ chỗ nào một hạn chế thực sự làm giới hạn những gì quy trình QA có thể làm.
Khi một dự án có liên quan đến thông tin cá nhân, chúng tôi hoạt động với tư cách bên xử lý dữ liệu theo một thỏa thuận xử lý dữ liệu nêu rõ mục đích, phạm vi và thời hạn lưu trữ, và chúng tôi tuân theo các chỉ dẫn xử lý trong thỏa thuận đó chứ không theo một chính sách chung. Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân của Nhật Bản, và khi có liên quan là GDPR, định hình các điều khoản đó. Chúng tôi không ở vị thế đưa ra tư vấn pháp lý về nghĩa vụ của chính quý khách, và chúng tôi sẽ nói rõ như vậy thay vì ứng biến.
Dữ liệu được xóa khi hết thời hạn lưu trữ đã thống nhất trong hợp đồng, bằng phương pháp đã thống nhất, và chúng tôi xác nhận việc xóa với quý khách bằng văn bản. Chúng tôi không giữ dữ liệu khách hàng để tái sử dụng nội bộ, để huấn luyện mô hình hay làm hồ sơ năng lực. Nếu quý khách cần thời hạn lưu trữ ngắn hơn mức mặc định của chúng tôi, điều đó trở thành một điều khoản hợp đồng.
Chúng tôi thà trả lời khâu rà soát bảo mật của quý khách theo đúng biểu mẫu của quý khách, trước khi có dự án thử nghiệm, còn hơn mô tả lập trường của mình một cách chung chung trên một trang web.